#Outlooktip

De 2-minutenregel. Check je mailbox op 2 vaste momenten per dag. Werk alles wat je binnen 2 minuten kunt meteen weg. Alle andere mails verplaats je naar de daarvoor bestemde map om later te verwerken of je maakt er een taak van.  Dit gaat snel met Ctrl+Shift+V. 

En in je mailbox regent het zonnestralen………..

Deze zomer is er niet eentje die we graag ieder jaar voorbij zien komen, de regenachtige dagen lijken in sommige gevallen op mijn mailbox!

Er gaat geen dag voorbij of er komt in mijn mailbox wel een regenbuitje voorbij.

En of dat nu de zoveelste aanbieding is voor afslankpillen of een gewenste nieuwsbrief, dat kun je van te voren niet zeggen. Het is niet altijd gemakkelijk om de zonnestralen tussen al die buitjes uit te vissen, maar in alle mailbombardementen zitten natuurlijk ook gewoon echt belangrijke mails tussen, klanten die vragen hebben en zelfs nieuwe opdrachten.

Wij hebben als gezin dit jaar besloten een aantal van die regenbuien te ontvluchten, we gaan op vakantie!

Wat kun je doen om je mailbox tijdens de vakantie toch een beetje bij te houden? Zodat die er niet zo uitziet als je tuin die helemaal is overwoekerd!

Het is sowieso verstandig om een afwezigheidsmelding te maken. Een “auto-responder” die namens jou laat weten dat het beantwoorden van de mail wat langer op zich kan laten wachten….. en de reden kun je daarbij zelf invullen.

Je kunt een e-mail buddy aanwijzen op kantoor, iemand die je vertrouwt met je zaken, een afdelings-assistent die gemakkelijk de klanten herkent en die er tussenuit vist.

Je kunt een Personal Assistent inhuren, iemand die volgens vooraf vastgestelde regels, een aantal van je e-mails kan beantwoorden, leest en filtert of er daadwerkelijk op de ALARM knop gedrukt moet worden. Zo ben je in ieder geval verzekerd van een rustige vakantie en laat je niet je dagen leiden door het lezen van je mail.

Je kunt alle e-mails in een soort “vakantiemap” laten binnenkomen, de mail van je belangrijkste adressen kunnen dan binnenkomen op een map die je ook op je telefoon of tablet kunt lezen. Besluit dan wel dat je nooit langer dan 15 minuten per dag door je mail fietst, zodat je het vakantiegevoel natuurlijk wel behoudt.

En als je terugkomt, stel je mailbox dan een paar keer anders in, niet alleen op datum, maar bijvoorbeeld op type mail.

Normaal staat je Inbox ingesteld op: Gerangschikt op Datum.

Begin met Gerangschikt op Type. Ga dan naar alle vergaderverzoeken die zijn binnengekomen en werk deze een voor een af.

Hierna sorteer je de Inbox op Onderwerp en zo krijg je alle mails die over hetzelfde onderwerp gaan bij elkaar gegroepeerd en zie je in een oogopslag de hele discussie en de meest recente mail en kun je beoordelen wat je hiermee wil.

En andere mogelijkheid is nog om te sorteren op naam om zo alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te krijgen.

Juist voor deze mailberg geldt: werken volgens de 2-minutenregel!

Nog meer tips? Bel me dan eens gewoon voor het maken van een afspraak, ik maak graag tijd voor je. Doe dat voor je vakantie, dan is er voor je vakantie al een hoop geregeld!

Fijne vakantie!

GOEDE VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK!

Allememaggies, wat was het heet vorige week maar waar ik het nog heter van krijg is de gedachte dat ik na mijn vakantie al die mailboxen weer op moet schonen.

Hoe kun je daar het beste mee omgaan?

Als je vanuit huis werkt is het niet handig mensen te laten weten tot wanneer je op vakantie bent….”En de sleutel ligt onder de voordeur mat!” kun je er dan net zo goed inzetten.

Als je een Personal Assistant of een Virtual Assistant hebt dan kan zij je mailboxen waarnemen en alvast een voorsortering maken voor na je vakantie.

Als je geen Personal Assistent hebt zou je voor je vakantie een e-mail buddy kunnen zoeken, iemand die je vertrouwt, die je kunt machtigen om in je mailbox te gaan en namens jou je mailtjes kan beantwoorden.
Als je op kantoor zit met collega’s zullen jullie dit onderling wel goed geregeld hebben.

Wat je ook zou kunnen doen is ALLE email die binnenkomt tijdens je vakantie, automatisch in een vakantiemap laten binnenkomen. Stel je email als imap in op je telefoon of tablet Als je dan tijdens je vakantie een verloren paar minuutjes hebt kun je gemakkelijk in een kwartiertje tijd door je email schuifelen en bij grote paniek snel reageren.

In ieder geval, regel wat!
Én regel het VÓÓR dat je met vakantie gaat. Het is zoveel fijner dat als je terug komt je niet hoeft te worstelen.

Mocht dat onverhoopt wel zo zijn, heb ik hieronder nog wat tips voor je staan.

Na een periode van afwezigheid ga je als volgt te werk:
Normaal staat je Inbox ingesteld op: Gerangschikt op Datum.
Begin met Gerangschikt op Type. Ga dan naar alle vergaderverzoeken die zijn binnengekomen en werk deze een voor een af.

Hierna sorteer je de Inbox op Onderwerp en zo krijg je alle mails die over hetzelfde onderwerp gaan bij elkaar gegroepeerd en zie je in een oogopslag de hele discussie en de meest recente mail en kun je beoordelen wat je hiermee wil.

En andere mogelijkheid is nog om te sorteren op naam om zo alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te krijgen.

Juist voor deze mailberg geldt: werken volgens de 2-minutenregel!

Fijne vakantie!

#Outlooktip

De 2-minutenregel. Check je mailbox op 2 vaste momenten per dag. Werk alles wat je binnen 2 minuten kunt meteen weg. Alle andere mails verplaats je naar de daarvoor bestemde map of je maakt er een taak van.  Dit gaat snel met Ctrl+Shift+V.

Ben je bang voor een volle mailbox na de kerstvakantie?

Plan je na terugkomst van vakantie eerst een dag om door je mailbox heen te worstelen?

Dat is niet nodig, ik geef je een tip om sneller door je mailberg heen te worstelen. Want wil je echt alle emails van de afgelopen twee weken lezen?

Na een periode van afwezigheid ga je als volgt te werk:

Normaal staat je Inbox ingesteld op: Gerangschikt op Datum.

Begin met Gerangschikt op Type. Ga dan naar alle vergaderverzoeken die zijn binnengekomen en werk deze een voor een af.

Hierna sorteer je de Inbox op Onderwerp en zo krijg je alle mails die over hetzelfde onderwerp gaan bij elkaar gegroepeerd en zie je in een oogopslag de hele discussie en de meest recente mail en kun je beoordelen wat je hiermee wil.

En andere mogelijkheid is nog om te sorteren op naam om zo alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te krijgen.

Voor  het verwerken van je email kun je werken volgens de 2-minutenregel:

De 2-minutenregel.

Alle berichten die je binnen 2 minuten af kunt handelen doe je meteen. Elk ander bericht sleep je naar een map. Je kunt hiervoor mappen maken: Urgent, Actie, Wacht op antwoord.

De mappen Urgent en Actie verwerk je op een moment dat je die dag hiervoor hebt ingepland.

Deze regel is niet nieuw en ook niet door mij verzonnen, maar bedacht door David Allen van Getting Things Done,  http://gettingthingsdone.com/2014/02/lifehackers-take-on-the-2-minute-rule/