Vertrouwen is goed, controle is beter

Vandaag de dag krijg je om de haverklap een pingetje of een pongetje, een piepje of een bliebje, een sms, een whatsapp, een nieuwe email, een Facebookbericht, een informatievraag van je website.
De een na de ander komt en stroomt via je mailbox of telefoon ongevraagd je werktijd binnen.
Je bent dan soms niet meer in staat om je te richten op daar waar je goed in bent, jouw werk!
Als een tuinman met een website voor groene planten iedere minuut van zijn geschoffel wordt afgehouden, dan denkt de klant die hem per uur betaald ook: “Wat heb ik aan die vent die de hele tijd op zijn telefoon staat te kijken!”
Dat is een onderdeeltje van de werkzaamheden die ik zoal verricht voor mijn opdrachtgevers.

Om je een voorbeeld te geven:
Een van mijn opdrachtgevers leeft bij de gratie van vragen die hem via internet worden gesteld. Op ongeveer 75% van alle vragen is een relatief gemakkelijk en standaard antwoord te geven, dat heeft de praktijk geleerd. Voor ongeveer 20% van de vragen moet daadwerkelijk een uur met hem in zijn agenda gepland worden, men gaat dieper op de materie in en heeft daadwerkelijk advies nodig waarvoor men ook bereid is om te betalen. In 5% van de gevallen is er zo’n enorme spoed dat mijn opdrachtgever het wenselijk vind om hiervan direct in kennis gesteld te worden. Vaak zijn dat bestaande klanten die in een afrondende fase zitten en die al betaald hebben voor zijn advies.

Moet je je voorstellen dat je als ondernemer je telefoon helemaal stil zet!
Je loopt van alle berichten op een dag 25% van je omzet mis! Gewoon omdat je te druk bent met 75% van de tijd met standaard zaken, zaken die niet betalen of waarbij het niet gebruikelijk is om betaald te krijgen.

Ik heb een dag met die opdrachtgever meegelopen, gekeken naar zijn mails, zijn telefoonberichten, zijn whatsapp en de informatieverzoeken die hij krijgt van de site. Hij heeft zelf aangegeven welke berichten, met welke termen ik serieuzer moet nemen dan andere en waarvoor ik op de paniekknop moet rammen, bij wijze van spreken.

We hebben een weekje proef gedraaid en ik verdeelde de inkomende berichten in drie categorieën. De standaard 75 werkte ik af met een sjablonen lijst van antwoorden, die ik naar gelang de vragen kon oproepen en daarmee een groot gedeelte van de gewenste antwoorden kon oproepen. Ik vroeg in mijn antwoord wel altijd of iemand behoefte had aan een persoonlijk onderhoud, commercie is mij niet vreemd!
20% mailde ik naar een specifiek email adres op zijn telefoon, waarbij hij tussen zijn afspraken door direct kon kijken naar de spoed berichten en of ik een juiste inschatting had gemaakt.
Voor 5% stuurde ik hem een SMS bericht, door gebruik te maken van profiel instellingen op zijn telefoon kwamen mijn berichten als enige door.

We hebben de afspraak dat ik 3 keer per dag een half uur hieraan mag werken en in die anderhalf uur werk ik zijn gehele inbox weg, met uitzondering van zijn privé mail, die zet ik in de map privé. Hij weet zeker dat zijn mail drie keer per dag wordt gecontroleerd.

Vertrouwen is goed, controle is beter, maar nog beter is uitbesteden wat niet direct je core business is, zo hou je tijd over om te doen waar je goed in bent!

Goed voornemen voor 2015: de gemakken van een Virtueel Assistent uitproberen!

Neem nu  een KNIPKAART van 10 uur voor € 395.=

Een knipkaart houdt in dat je vooraf uren inkoopt, je krijgt dan een korting op het uurtarief en ik ben op afroep beschikbaar. De ingekochte uren tegen het gereduceerde tarief zijn heel 2015 inwisselbaar. Dus reken zelf je voordeel uit, want wanneer een Virtueel Assistent inhuurt kun je in diezelfde tijd tegen jouw uurtarief declarabel werken.

Wat is een VA?

Een secretaresse, officemanager, managementassistente, een duizendpoot, die ook gewoon de “joker” van kantoor kan zijn. Een joker zet je in daar waar je die nodig hebt en op het moment dat je die het beste kunt gebruiken.

Dat is precies waarom het inhuren van een virtuele assistent zinvol is. Inzetten daar waar nodig. Voor het bijhouden van de agenda, maken van afspraken, beheer van je e-mail, maken van een mailing, najagen van openstaande facturen , ordenen en inboeken van de administratie, structuur aanbrengen in je kantoor en kantoorwerk, bijhouden van je CRM systeem, redigeren en opmaken van teksten/rapportages, vul het zelf verder aan met allerlei klussen die jou veel tijd kosten.

Allerlei klussen kunnen door mij worden overgenomen.
Wil je weten welke? Wil je een idee van wat er mogelijk is?
Laten we dan eerst eens samen koffie drinken, zodat je me kunt vertellen waar je mee bezig bent en waar je eigenlijk mee bezig zou willen zijn. Samen bekijken we dan welke taken jij zou kunnen uitbesteden.

Manage de e-mail van je manager

Beheer je samen met je manager zijn of haar mailbox in Outlook?
Heb je het idee dat je steeds samen hetzelfde aan het doen bent en van elkaar niet weet wie wat nou wel of niet beantwoord heeft.
Wanneer je manager via smartphone of tablet ook e-mail leest en beantwoord dan is het lastig te werken met vlaggen of kleuren geven aan e-mailberichten. Wat werkt wel?

3 tips: