Er was eens….. een dag uit het leven van een VA

Er was eens………

Zo beginnen sprookjes, maar ik wil jullie gewoon laten kennismaken met een dag in mijn leven! Hoe begin je dan?

Vanochtend stond ik op en heb ik eerst van alle klanten de mailboxen weggewerkt. Bekeken wat urgent was en naar dat wat verder die dag gepland kon worden. Je krijgt zoveel handigheid en dat snellezen dat helpt natuurlijk ook. Zo heeft één klant dan slechts een to do lijstje, waar hij van boven naar onder aan kan werken.

Dan lees ik het Blog van een andere klant, ik modereer de vragen die daarop gedurende de dag binnen komen dus is het wel handig als ik weet waar hij over geschreven heeft. En terwijl de koffie pruttelt, lees ik het nog eens goed door. Dan moet ik als de wiede weerga bloemen bestellen, want zijn partner is vandaag jarig, hij is dat 100% zeker vergeten, maar waardeert het enorm als hij straks een betalingsautorisatie van zijn creditcard krijgt! De verhuisdozen voor een andere klant zijn besteld en ik heb uitgezocht waar ze vlakbij en voordelig een grote vrachtwagen kunnen huren die je nog met een Rijbewijs B mag besturen.

Tussendoor pleeg ik wat telefoontjes voor een andere klant en maak tijd om te schrijven aan mijn eigen blog. Soms moet ik jullie weer vertellen wat er die dag allemaal gebeurd is.
Oh, de bank-map klaarleggen voor een andere klant, die komt hij ophalen om het kwartaal af te sluiten.
Voor hem doe ik de boekingen van de bank, gedeeltelijk automatisch, maar ik krijg ook scans van facturen die én geboekt moeten worden in Exact, én waar een betaling voor klaargezet moet worden. Hij heeft net als ik een hekel aan mensen die te laat betalen, dus betaalt hij zelf altijd keurig op tijd.

Mijn lunchpauze gebruik ik vandaag om lekker even naar het winkelcentrum te wandelen, een frisse neus, een zak appels en wat kleine boodschapjes, heerlijk ik kan er de hele middag weer tegen aan. Tussendoor rammelt de telefoon wel een paar keer, die kan ik gemakkelijk oppakken.

Eénmaal weer achter mijn bureau verwerk ik de visitekaartjes van de afgelopen meetings van een relatie van me, die komen allemaal in het CRM pakket te zitten, met de opmerkingen die hij achterop geschreven heeft. En nadat de post is binnen gevallen, vis er daar meteen het handgeschreven manuscript uit van een lokale schrijver die nog echt met de hand zijn boek aan het schrijven is. Ik vertaal dat doktersgekriebel in goed Nederlands in een WORD bestand, zodat straks de uitgever en de drukker er meer mee kunnen. Soms kan hij zijn eigen handschrift niet lezen zegt ie, maar ik tover er altijd dezelfde mooie volzinnen uit, die hij bedoeld moet hebben toen hij ze schreef.

Twee foto’s verkleind, website tekst aangepast in een site van een klant en nu ga ik de aardappels schillen!
7 klanten vandaag allemaal keurig geholpen op een tijdstip wat voor hen belangrijk was. Ruim 200 mails doorgespit, 2 todo lijsten gemaakt, 25 antwoorden geschreven, 50 standaard antwoorden gemaild, en in de tussentijd nog zo’n 10 telefoontjes weggewerkt. Niemand heeft gezien gemerkt dat ik niet aan het werk was voor hem of haar, het loopt allemaal vlekkeloos in elkaar over. En terwijl ik nog vlug de facturen uitdraai van de webshop, vouw ik voor 18.00 uur deze allemaal in een enveloppe, doe er een postzegel op en zorg dat ze dezelfde dag nog op de bus zitten. Terwijl ik mijn aardappels afgiet, mijn groenten op tafel zet, schuiven mijn kinderen en man aan….. en dan rest mij nog maar 20 taken, die ik als Moeder en echtgenote ook nog wil doen…

Mam, waar liggen mijn sportschoenen, heb jij mijn wiskunde boek gezien, kun jij dat overhemd strijken? Schrijf even op dat we appelmoes nodig hebben, morgen komen Christa en Koen, moeten we wat lekkers halen enz. enz. enz… En als ik rond 19.00 uur mijn benen op de bank zwier, en er belt toch nog een klant, beantwoord ik zijn vragen alsnog, omdat ik weet wat het is om voor jezelf te werken… en dat doe ik met plezier!

PETRAPEDIA

Kent u dat gevoel? Dat u verzuipt in uw alledaagse bezigheden? Bezig bent om allerlei ballen in de lucht te houden. U moet van uw Franse leveranciers een ingrediënten lijst hebben, uw Duitse verpakkingsdeskundige heeft een offerte fout gemaakt. En uw Spaanse klant wil gewoon op tijd geleverd krijgen!

Das allemaal niet zo erg hoor, want uw stagiaire heeft de inkoopsprijs als verkoopsprijs doorgegeven, per ongeluk aan de klant, niet aan de verkoopleider. Uw huurbaas heeft een fout gemaakt met de huurverhoging en uw accountant is vergeten om op tijd uw BTW aangifte te doen.  Och, de man van de garage belt, dat de auto van uw verkoper echt nieuwe banden nodig heeft en dat de airco beter nu even doorgemeten kan worden.

En dat allemaal als uw advocaat u mededeelt dat er een geschil is over het gebruik van het merk wat u in licentie wegzet.

Heerlijk, al deze ballen in de lucht houden? Nou uw dag schiet wel lekker op!

De afgelopen jaren heb ik meerdere van dit soort zaken meegemaakt. Daarom is de “ouderwetse” benaming secretaresse absoluut niet meer van toepassing. Personal Assistant, dekt de lading ook niet, ik doe bijvoorbeeld geen boodschapjes, haal koffie of strijk nog een wasje tussendoor.

Door alle ervaringen van de afgelopen jaren weet ik als geen ander wat er bij ondernemen allemaal komt kijken, ik werp me op als een referentiekader mentor. Je kunt me van alles vragen, ik ben de WIKIPEDIA van kantoor en of het nou gaat om het registreren van een Europees Merk, het vinden van een advocatenkantoor gespecialiseerd in Frans recht, OF de nieuwe regelgeving m.b.t. internationale poststukken,  je kunt er voor bij mij terecht.

Omdat ik zo divers wordt ingezet, dragen al die kleine klussen bij tot mijn GROTE ervaring. En dat is iets wat je nooit in een schoolbank kunt leren. Daarvoor moet je gepokt en gemazeld zijn. Weten wat er kan gebeuren, inspelen op actualiteiten en open staan om dingen te leren.  Ik wil je graag de vraag stellen of je er aan gedacht hebt, maar ik wil zeker niet zelf de onderneming leiden. Laat mij lekker doen waar ik goed in ben. Een regisseur komt zelf, doorgaans ook niet in beeld en weet toch zijn stempel op de film te drukken.  Daar zit mijn kracht, dat vind ik leuk! En als je daar wat hulp bij kan gebruiken dan maak ik tijd voor je in mijn agenda om geheel vrijblijvend eens met elkaar kennis te maken zodat je gericht kunt besluiten hoe je mij kunt inzetten.

Bel me maar!  0647673753  of mail me op petra@calculusofficesupport.nl

 

Schoenmaker blijf bij je leest

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag door een ander kunt laten doen!

Als Zelfstandig Professional ben je ooit in het ondernemerschap begonnen om vooral jouw vakgebied, met jouw passie, je talent optimaal te benutten en er je beroep van te maken. Vaak niet wetende dat ondernemerschap op zich een vak is! Je moet naast je eigen vak, beschikken over een scala aan talenten, je bezig houden met administratie, personeelszaken, debiteuren, crediteuren en ondertussen ook nog professional worden in Word en Excel. En niet te vergeten een wizzkid om je email zowel op je telefoon als op je laptop goed te krijgen en alles te beantwoorden.

Je kent vast wel iemand, iemand die het leuk vindt om te tuinieren, als zo iemand daar heel goed in is, dan kan die zelfs een hele goeie tuinman of tuinarchitect worden.

Met dat als beroep ben je nog niet persé een goeie ondernemer! Kan je bijvoorbeeld wel goede offertes maken? Kun je de planning van je hele agenda doen terwijl je met de ene hand de heg snoeit en met de andere staat te bellen? Pak je eigen vak: wat is dat het leukste aan?

Maak eens een lijstje van 5 hele leuke dingen en 5 hele vervelende bijkomstigheden.
Kijk nou eens naar die 5 vervelendigheden en vraag je dan meteen af waarom je dat niet zou uitbesteden!
Heb je zo’n lijst gemaakt? Wil je eens horen hoeveel het kost om alle niet leuke dingen door mij te laten doen? Mail me dan info@calculusofficesupport.nl

Het is eng om iemand mijn email te laten doen

Een opdrachtgever: “237 e-mails, 218 standaardwerk en 19 offerteaanvragen. Alle e-mails worden gelezen, alleen niet meer door mij. Als het echt belangrijk is krijg ik zelfs een Whatsapp! Sinds Petra mijn e-mail leest, rubriceert en in sommige gevallen zelfs beantwoord, houd ik tijd over om te doen waar ik goed in ben!”

Mijn opdrachtgever is….

Mijn opdrachtgever is een ondernemer, een eenpitter, een middelgroot bedrijf, een organisatie, die ondersteuning kan gebruiken op allerlei gebied.

Ik zeg altijd “je kunt me als joker inzetten, daar waar nodig! Je krijgt zelfs bonuspunten”.

Waarmee kan ik je helpen? Bij het maken van een mailing, bijhouden van je CRM, najagen van openstaande facturen , ordenen en inboeken van de administratie, structuur aanbrengen in je kantoor en kantoorwerk, abonnementen opzeggen, uitzoeken wat er nu allemaal loopt,  vul het zelf verder aan met allerlei klussen die jou veel tijd kosten, waar je eigenlijk geen zin in hebt (ik word blij van lijstjes maken en ordenen), maar die wel belangrijk zijn en moeten gebeuren.

Maak een vrijblijvende afspraak met me om te bekijken of ik orde in jouw chaos kan scheppen.