Een virtual assistant, is dat nou wat voor mij? – door Arnoud Engelfriet

Deze keer geen blog van mijn hand, maar de ervaringen van een van mijn klanten, Arnoud Engelfriet

Een virtual assistant, is dat nou wat voor mij?
Ik dacht altijd van niet. Al meer dan 20 jaar publiceer en werk ik via internet, en ook als ondernemer (sinds 2008) kon ik dingen prima zelf regelen. Een agenda beheren en mails beantwoorden is zo moeilijk toch niet?
Nee, maar het is wel véél, levert niet perse energie op en vergt dus goed organiseren. En dan is de keuze eigenlijk simpel: schakel iemand in die goed is in veel van dat werk verzetten zodat je zelf ruimte creëert voor wat écht belangrijk voor je is. Petra dus.

Al sinds 1993 internetter en sinds 2008 ondernemer. Met mijn blog krijg ik elke werkdag weer een hoop discussie, en ook de klanten van mijn adviesbureau zitten natuurlijk niet stil. En sinds een klein jaar ook nog een gezin met dochter. Allemaal verantwoordelijkheden en taken om te regelen.

Gelukkig hoef ik al die dingen niet zelf te doen, want sinds een paar jaar doet Petra dat voor mij. Zij controleert de blogreacties en helpt bij het beantwoorden van de vele vragen die binnenstromen. Ze beheert mijn agenda en zorgt dat ik ruimte heb voor onderhandelingen, lezingen en andere afspraken. (Het gaat alleen mis als ik zelf een afspraak inplan; mijn goede voornemen voor 2017 is dus dat niet meer te doen.) Ze beheert mijn declaraties en bonnetjes en plaatst de bestellingen voor dingen die ik nodig heb.

Petra en ik kunnen goed samenwerken. De ene keer een babbelmail, de volgende keer een kattebel van twee regels. Maar hoe dan ook: het gebeurt zoals ik het wil. En dat geeft me de ruimte om te focussen op mijn werk en andere leuke dingen.

Arnoud Engelfriet, ICT-jurist en blogger, partner bij adviesbureau ICTRecht.

Ga je iets veranderen in 2017?

Met 2017 al vol in het vizier, kijken we graag vooruit! Een nieuw jaar nieuwe kansen. We weten wat we willen veranderen en voor sommige zaken heb je nog een duwtje in de rug nodig?
Ben je een ZZP-er die een duwtje nodig heeft?
Zou je wat taken die jou niet liggen uit handen willen geven?
Heb je geen geld voor personeel maar zou je wel geholpen zijn met een assistente die gewoon vanuit haar kantoor werkt in plaats van op het jouwe?
Dan kun je al die klusjes uitbesteden aan mij!  Ook die 5-minuten-werk klusjes en dat kan al gauw zo’n 2 à 3 uur per week zijn. Kleine dingen die wel grote impact kunnen hebben.

Wil je weten of je wat aan me hebt? Vul voor jezelf dan dit lijstje in.

 

“Hoe bepaal ik of ik wat aan je heb?”

Dat wordt me in een kennismakingsgesprek nogal eens gevraagd.
Als ik die vraag nou eens meteen kon beantwoorden, dan sloeg ik iedere keer de spijker op zijn kop.
Het gekke is, men heeft er, vóór ze mij die vraag stellen, zelf niet vaak over nagedacht. Dus heb ik de vrijheid genomen om maar een wat aan papier toe te vertrouwen.  Hoe kun jij als ondernemer nou heel snel bepalen of je wat aan me hebt….

Nou zo:

• Weet welke werkzaamheden je wilt uitbesteden, zijn dat het invoeren van facturen, het verwerken van 100-den e-mails of juist het archiveren van stukken die zijn afgewerkt. Als je namelijk weet welke werkzaamheden je het liefst uitbesteed, kun je op zoek naar de daarbij behorende kwaliteiten. Toch?
• Welke kennis en vaardigheden moet de virtuele assistent hebben? Moet ze altijd vriendelijk lachend de facturen betaald zien te krijgen? Is een grote zelfredzaamheid aan de orde, moet ze structuur brengen in de driving on chaos? Wat jij wilt is belangrijk, benoem het en dan weten we dat….
• Met welke virtuele assistent werk ik graag samen? Is dat degene die mij werkelijk achter mijn broek aan zit, of is dat diegene, die me gewoon 1 keer per dag een overzichtje stuurt met wat er nog moet gebeuren? Wil ik me wel op mijn kop laten zitten om dingen gedaan te krijgen?
• Wanneer moet ik op haar kunnen bouwen? Is dat enkel en slechts tijdens de vakantie of zijn er dagen in de week dat ik ook van haar talenten gebruik moet kunnen maken? Kan ze bijvoorbeeld iedere woensdagochtend een deel van mijn taken overnemen als ik naar yoga ben?
• Welke investering wil ik doen? En dan niet alleen in geld, maar zeker ook in tijd. Neem ik de tijd om mijn assistent te leren kennen, zodat zij mij ook leert kennen, want vertrouwen is de basis voor iedere relatie, maar helemaal als het je onderneming betreft. Natuurlijk moet er ook over centjes gesproken worden, wat is ze me waard? Wat is dat per uur, per maand, per jaar? Kunnen we de uren inschatten, betaal ik liever achteraf of kan ik volstaan met het aankopen van een soort “strippenkaart?”

Als je al deze 5 punten goed kunt invullen dan weet je ook of je er aan toe bent. Laten we eerlijk zijn, ik durf niemand mijn kast te laten opruimen, maar ik hoor heel vaak dat mensen blij zijn als ik orde heb geschept in hun chaos. Dat gaat verder dan perforeren en in de map doen, dat gaat op rubriceren, actualiseren, modificeren, identificeren, agenderen enz. enz. enz….

Wil je weten of je wat aan me hebt? Durf je, voordat we een afspraak maken, aan jezelf deze 5 vragen te beantwoorden, bel me dan! Ik maak graag tijd voor je vrij in mijn agenda.

Hulp helpt!

Wanneer je een veel te strakke broek hebt dan ben je die na verloop van tijd zo beu dat je een nieuwe gaat halen. Als je schoenen knellen omdat ze te klein zijn, dan zorg je voor een beter paar schoenen.  Het is heel gemakkelijk; als iets je dwars zit, probeer je dat op te lossen.

Wat nou als de hoeveelheid werk je dwarszit, moet je dan meteen personeel aannemen?  Dan te weten dat niemand het werk zo zal doen, zoals jij dat doet. En natuurlijk zijn er mensen te vinden die sommige dingen die jij doet veel beter zullen doen.

Zodra het op werken begint te lijken, moet je het uitbesteden. Daar komt het werk van een assistente op afstand, een virtueel assistente, bij kijken. Ik ben zo’n virtueel assistente! Dagelijks werk ik er hard aan om voor mijn opdrachtgevers een aantal taken die voelen als een paar knellende schoenen of een te strakke broek op te lossen. Je zet me in daar waar nodig; wil je graag dat ik de debiteuren voor je ga bellen, om afspraken over betalen te maken? Dan doe ik dat voor je. Wil je dat ik de eerstelijns e-mail opvang doe? Dan regel ik dat voor je! Wil je wel je Facebookpagina van je bedrijf bijhouden, maar heb je de tijd er niet voor? Dan regel ik zelfs dat voor je.

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag door een ander kunt laten doen! Dat zou een mooi spreekwoord zijn.  Door mijn jarenlange ervaring als juridisch – en (directie)secretaresse heb ik een arbeidsverleden opgebouwd wat met een paar simpele afspraken naadloos te verweven is in de bedrijfsstructuur van een gemiddelde ZZP-er.  Maar ook middelgrote kantoren waar een officemanager te klein is voor het tafellaken en te groot voor het servet behoren tot de klanten die ik vanuit Calculus Office Support help.

Natuurlijk begrijp ik dat ik niet in 1-2-3 de volledige bedrijfscultuur tot de mijne kan maken, vaak is dat ook helemaal niet nodig. Ik durf nee te zeggen, waar dat nodig is en ik kan een agenda vullen zodat er ook ruimte is om een aantal zaken uit de To-Do-list te halen.

Opdrachtgevers plannen wanneer ze moeten plannen, dat soort timemanagement dingen die opgaan in de waan van de dag, kosten veel kostbare tijd die men beter kan besteden aan het doen van het werk wat men echt leuk vind om te doen.

Stel jezelf de vraag: “Van welke werkzaamheden word ik gelukkig als ik ze zelf doe?”  En van dat lijstje dat overblijft, hoef je alleen maar te denken, wat zou Petra van dat lijstje wat overblijft voor me kunnen doen. Laten we snel een afspraak plannen, gewoon even een halfuurtje met elkaar praten over wat wenselijk is en wat niet wenselijk is. Desnoods een afspraak maken voor een proefperiode, want dat is het allerbelangrijkste bijkomende voordeel, je zit niet aan me vast! (als je dat niet wilt)

Uiteraard zijn er referenties beschikbaar, die vertel ik je graag in een persoonlijk onderhoud. Dan ga ik voor je aan het werk, zodat jij aan jouw eigen werk kan!

 

A messy desk is a messy mind? An empty desk is an empty mind?

Structuur, voor sommigen de enige manier om te overleven, terwijl anderen “driving on chaos!”

Het is niet zo dat ik zelfs de theedoeken onder het strijkijzer gooi, maar ik ben wel heel strikt in witte en bonte was. Ik maak wel duidelijke overzichten tussen wat privé tijd is en welke tijd ik zakelijk moet besteden. Dat er soms een overloop in is, stoort me niet, maar als een soort routeplanner kom ik gemakkelijker op mijn eindbestemming aan.

Hoe anderen dat doen vraag ik me wel eens af, die verstaan de kunst uit een stapel papieren meteen het juiste velletje te trekken als er iemand belt. Als ik dan naar hun computer kijk zie ik op het scherm wel 80 verschillende icoontjes staan.  Voor mij een manier om te beseffen dat het geen wonder is dat ze me gebeld hebben, structuur nodig hebben. Al is het maar voor even… een lijn leren ontdekken in wat er ook nog mogelijk is.  Zo iemand geeft me de vrijheid en de kans om éénmalig wat meer structuur aan te brengen in zijn of haar denken. Voor mij een persoonlijke uitdaging om iemand ervan te overtuigen om op eenzelfde manier als ik te werken.

Heb je een documentje nodig? Welke klant? Ok, Klant mappen; klant map; WORD bestanden; vergaderverslag; Datum verslag; HOPPA daar is het. Factuur nodig?: Welk jaar; Welke maand; Welk factuurnummer; HOPPA daar is het.

Emailtjes (alleen die echt bewaard moeten worden) van een project haal ik uit Outlook, kopieer is als een .pst bestand naar de map emailcorrespondentie en zo hou ik alles bij elkaar.  PDF-files Excel bestanden, AI-formats, JPG en PNG allemaal bij elkaar in 1 map zodat ik het gemakkelijk terug kan vinden.  Powerpoint Presentaties en eventuele telefoonnotities, zelfs handgeschreven aantekeningen worden gescand.  Alles heeft via een vaste structuur zijn plek onder de klant of onder het project.

Waarom ik dat gemakkelijk vind? Zoeken is voor mij nooit verder weg dan drie keer klikken. Als ik het dan niet gevonden krijg, dan kan ik mijn computer nog opdracht geven om te zoeken. En die vind het sneller dan dat ik door negen stapels papier zou moeten schieten.

Wil je een voorbeeld zien? Wil je weten hoe ik dat doe? Vind je het leerzaam om je computer, je bureau je kantoor en daarmee ook je hoofd een keer op te ruimen…. Je houdt zoveel plek over!

Je hoeft nooit meer te zeggen dat je het even niet kunt vinden, terwijl je het eigenlijk gewoon kwijt bent…….

Bel of mail me voor het maken van een afspraak, mijn kosten worden duidelijk vooraf, dus zelfs daar geen verrassingen meer.

JA, wel email Nee, geen SPAM!!! Zo’n sticker kun je gemakkelijk maken…

Zou het zin hebben om een Ja, wel email Nee, geen Spam! Sticker op je computer te plakken?
Was het maar zo’n feest.
Nog dagelijks worden er miljoenen e-mails verstuurd waarbij slechts een enkeling hoeft te reageren of die verzending is al weer nuttig geweest. Met gemak stuur je een partij rommel naar mensen zonder al te veel kosten….
Heeft u daar ook wel eens last van?

De ondernemers waar ik voor werk vragen het me regelmatig, kun jij niet eventjes zorgen dat ik geen SPAM meer krijg? En omdat ik het natuurlijk al enkele malen gedaan heb ben ik er wat meer bedreven in geworden, gedreven kan je nog beter zeggen. Het is voor mij een sport om mijn email verkeer onder de 5% SPAM te houden. En het gaat me redelijk af.

Je moet wel bijna een halve IT-er zijn hoor, om het te regelen, er zitten soms programmaatjes geïnstalleerd in je browser die er echt heel moeilijk uit te krijgen zijn. Maar het lukt me tot nu toe nog steeds. Alles begint met protocollair achterlaten van emailadressen.
Zo heb ik voor mezelf een Gmail aangemaakt die ik NERGENS voor gebruik, behalve voor het opvragen van informatie. Als daar een email binnen komt, dan heb ik er om verzocht… zo zie ik ook in de weken daarna wie er aan wie gekoppeld zit.

Als punt 1. Schrijf je op: Gebruik voor opvragen van informatie op internet een standaard Gmail-adres wat je nergens anders voor gebruikt. Dat is al een stap in de goede richting!

Punt 2. Dat is GOED LEZEN!, voor je het weet heb je je ingeschreven voor een emailbom omdat je zonder dat je goed gelezen hebt toestemming geeft om ook aan partners, waarvan zij het geschikt vinden, jouw emailadres uit te lenen, oftewel, nog meer rommel in je email.

Punt 3. Punt 4. Punt 5. En Punt 6. Die zijn nog voor mij, als ik je email beheer dan zorg ik er ook voor dat dit soort SPAM niet telkens blijft terugkomen in je mailbox.

Wil je weten wat ik voor je kan doen? Investeer dan 30 minuten en twee koppen koffie :-), dan kom ik graag een keer bij je op bezoek.
Dus, pak je telefoon en bel me op: 06 47673753 of klik op de link om me te e- mailen petra@calculusofficesupport.nl

Reden om geen Virtueel Assistent in te huren

Er zijn genoeg redenen om geen Virtueel Assistent in te huren, de meest gehoorde:
– Ik kan het allemaal zelf
– Het kost mij meer tijd
– Het kost geld
– Ik heb geen tijd om de VA in te werken
– Waar blijft mijn privacy

Ik ga graag de discussie met u aan om het tegendeel te bewijzen.
– Ik kan het allemaal zelf: Natuurlijk, maar is het ook het leukste deel van uw werk?
– Het kost mij meer tijd: In het begin ja, om mij uit te leggen hoe u de zaken graag ziet verwerkt.
– Het kost geld: Ja, dat is waar, maar in de tussentijd kunt u ook declarabele uren maken tegen een wellicht hoger uurtarief dan het mijne.
– Ik heb geen tijd om de VA in te werken: De tijd die u nu hierin investeert levert straks een tijdswinst op
– Waar blijft mijn privacy: Gewoon bij u, ik ga vertrouwelijk met alle informatie en gegevens om.

Benieuwd of het u iets op kan leveren? Mail me dan op petra@calculusofficesupport.nl

 

PETRAPEDIA

Kent u dat gevoel? Dat u verzuipt in uw alledaagse bezigheden? Bezig bent om allerlei ballen in de lucht te houden. U moet van uw Franse leveranciers een ingrediënten lijst hebben, uw Duitse verpakkingsdeskundige heeft een offerte fout gemaakt. En uw Spaanse klant wil gewoon op tijd geleverd krijgen!

Das allemaal niet zo erg hoor, want uw stagiaire heeft de inkoopsprijs als verkoopsprijs doorgegeven, per ongeluk aan de klant, niet aan de verkoopleider. Uw huurbaas heeft een fout gemaakt met de huurverhoging en uw accountant is vergeten om op tijd uw BTW aangifte te doen.  Och, de man van de garage belt, dat de auto van uw verkoper echt nieuwe banden nodig heeft en dat de airco beter nu even doorgemeten kan worden.

En dat allemaal als uw advocaat u mededeelt dat er een geschil is over het gebruik van het merk wat u in licentie wegzet.

Heerlijk, al deze ballen in de lucht houden? Nou uw dag schiet wel lekker op!

De afgelopen jaren heb ik meerdere van dit soort zaken meegemaakt. Daarom is de “ouderwetse” benaming secretaresse absoluut niet meer van toepassing. Personal Assistant, dekt de lading ook niet, ik doe bijvoorbeeld geen boodschapjes, haal koffie of strijk nog een wasje tussendoor.

Door alle ervaringen van de afgelopen jaren weet ik als geen ander wat er bij ondernemen allemaal komt kijken, ik werp me op als een referentiekader mentor. Je kunt me van alles vragen, ik ben de WIKIPEDIA van kantoor en of het nou gaat om het registreren van een Europees Merk, het vinden van een advocatenkantoor gespecialiseerd in Frans recht, OF de nieuwe regelgeving m.b.t. internationale poststukken,  je kunt er voor bij mij terecht.

Omdat ik zo divers wordt ingezet, dragen al die kleine klussen bij tot mijn GROTE ervaring. En dat is iets wat je nooit in een schoolbank kunt leren. Daarvoor moet je gepokt en gemazeld zijn. Weten wat er kan gebeuren, inspelen op actualiteiten en open staan om dingen te leren.  Ik wil je graag de vraag stellen of je er aan gedacht hebt, maar ik wil zeker niet zelf de onderneming leiden. Laat mij lekker doen waar ik goed in ben. Een regisseur komt zelf, doorgaans ook niet in beeld en weet toch zijn stempel op de film te drukken.  Daar zit mijn kracht, dat vind ik leuk! En als je daar wat hulp bij kan gebruiken dan maak ik tijd voor je in mijn agenda om geheel vrijblijvend eens met elkaar kennis te maken zodat je gericht kunt besluiten hoe je mij kunt inzetten.

Bel me maar!  0647673753  of mail me op petra@calculusofficesupport.nl

 

Schoenmaker blijf bij je leest

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag door een ander kunt laten doen!

Als Zelfstandig Professional ben je ooit in het ondernemerschap begonnen om vooral jouw vakgebied, met jouw passie, je talent optimaal te benutten en er je beroep van te maken. Vaak niet wetende dat ondernemerschap op zich een vak is! Je moet naast je eigen vak, beschikken over een scala aan talenten, je bezig houden met administratie, personeelszaken, debiteuren, crediteuren en ondertussen ook nog professional worden in Word en Excel. En niet te vergeten een wizzkid om je email zowel op je telefoon als op je laptop goed te krijgen en alles te beantwoorden.

Je kent vast wel iemand, iemand die het leuk vindt om te tuinieren, als zo iemand daar heel goed in is, dan kan die zelfs een hele goeie tuinman of tuinarchitect worden.

Met dat als beroep ben je nog niet persé een goeie ondernemer! Kan je bijvoorbeeld wel goede offertes maken? Kun je de planning van je hele agenda doen terwijl je met de ene hand de heg snoeit en met de andere staat te bellen? Pak je eigen vak: wat is dat het leukste aan?

Maak eens een lijstje van 5 hele leuke dingen en 5 hele vervelende bijkomstigheden.
Kijk nou eens naar die 5 vervelendigheden en vraag je dan meteen af waarom je dat niet zou uitbesteden!
Heb je zo’n lijst gemaakt? Wil je eens horen hoeveel het kost om alle niet leuke dingen door mij te laten doen? Mail me dan info@calculusofficesupport.nl

Vreemde ogen dwingen of toch het “vuile werk” op laten knappen door een ander?

Stel, je bent fotograaf en je werkt regelmatig op locatie, je bent veel onderweg. Je moet van alles organiseren om de zaken scherp te stellen. Je telefoon rammelt af en aan, je moet afspraken maken in je agenda en je zit midden in een klus voor een gigantische catalogus. Halverwege het schieten van de foto’s, je bent al ruim anderhalve maand aan het werk, is de factuur van de eerste maand nog niet voldaan. Probeer dan maar eens het juiste licht op de zaak te werpen ….

Natuurlijk kun je de administratie bellen, zeggen dat je niet meer wilt werken totdat je factuur voldaan is, maar wat nog beter is, is dit minder aangename stuk van je werk uitbesteden aan een personal assistent. Die kan namens jou óf even bellen en informeren naar de betaling óf namens jou de directie bellen en een afspraak maken, met een onderliggende boodschap.
Zo ben je niet zelf de brenger van de boodschap en kun je bij een eventuele escalatie, zelf als eindverantwoordelijke, alles nog met de mantel der liefde bedekken.

Raar? Nee joh, dagelijks zijn er betalingsachterstanden, dagelijks zijn er mensen die op een antwoord of een bevestiging wachten, terwijl ze wel al druk aan het werk zijn. Hoe fijn is het dan om niet de relatie met je opdrachtgever in gevaar te brengen door een assistente het “vuile werk” op te laten knappen.

Toen ik zelf na veel vijven en zessen voor de zoveelste keer KPN moest bellen, was ik al weemoedig om opnieuw het verhaal te vertellen. De woede zat in mijn keel en was voor een goed verstaander al hoorbaar bij de eerste: “Goedemorgen”. Op dat moment heb ik besloten ook een ander in te schakelen, gewoon om mezelf niet te belasten en om me te kunnen focussen op mijn eigen werk. Nadat ik één en ander had uitgelegd, nam degene die normaliter telefoontrainingen gaf, het telefoontje voor mij waar. Dat was verhelderend, aangenaam en ik leerde er ook nog wat  van!

Je hoeft niet zelf altijd alle kastanjes uit het vuur te halen. Het is vaak lekkerder om te blijven doen waar je goed in bent. En als je nou eens een keer zoiets hebt, bel of mail me dan!
Ook voor incidentele dingen maken we gewoon een afspraak.

Niet te lang wachten, je moet het ijzer smeden als het heet is.

Wat je sowieso moet doen, is een gesprek zo positief mogelijk voor jezelf en de ander af sluiten, je zult merken dat als je de komende dagen wat vaker: “Dank je wel”, zegt je vanzelf vriendelijkere mensen om je heen krijgt. En hoe je het ook wend of keert, glimlachen aan de telefoon helpt ook echt.